Privacyverklaring – The Gentlemen's Vault

Laatst bijgewerkt: 2 september 2026

The Gentlemen's Vault hecht waarde aan je privacy. In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke is:

Thijs Wijlens, handelend onder de naam The Gentlemen's Vault Laarveldsweg 10 7481 VR Haaksbergen Nederland

E-mail: info@thegentlemensvault.nl Telefoon en WhatsApp: +31 6 16165629 KvK-nummer: 91281733 Btw-identificatienummer: NL004881992B41

Voor alle vragen over privacy, en voor het uitoefenen van je rechten, kun je terecht op info@thegentlemensvault.nl. The Gentlemen's Vault is niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en heeft die ook niet.

2. Wanneer geldt deze verklaring

Deze privacyverklaring geldt voor:

• het bezoek aan en gebruik van thegentlemensvault.nl;
• het plaatsen van een bestelling en alles wat daarbij hoort, zoals betaling, verzending, retour en garantie;
• contact met onze klantenservice via e-mail, telefoon of WhatsApp;
• inschrijving voor onze e-mails;
• het achterlaten van een beoordeling;
• contact via onze social media-kanalen.

Wanneer je via een link op onze website naar een website van een derde gaat, geldt de privacyverklaring van die partij.

3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Afhankelijk van hoe je onze webshop gebruikt, verwerken wij:

Identificatie- en contactgegevens Voor- en achternaam, afleveradres, factuuradres, e-mailadres, telefoonnummer.

Bestel- en transactiegegevens Ordernummer, bestelde producten, maten, bedragen, gekozen betaalmethode, betaalstatus, bestelgeschiedenis, factuurgegevens.

Verzend- en retourgegevens Track & Trace-gegevens, bezorgstatus, retouraanmeldingen, opgegeven retourredenen, gegevens over waardevermindering, garantie- en klachtdossiers, foto's die je ons stuurt ter beoordeling van een product.

Accountgegevens Inloggegevens en voorkeuren wanneer je een klantaccount aanmaakt.

Communicatiegegevens De inhoud van e-mails, WhatsApp-berichten, telefoonnotities, contactformulieren en berichten via social media, inclusief je telefoonnummer en profielnaam bij WhatsApp.

Marketinggegevens Je inschrijving voor onze e-mails, of je een e-mail hebt geopend of aangeklikt, en je afmeldingen.

Beoordelingsgegevens Je naam, e-mailadres en de inhoud van je beoordeling, wanneer je er een achterlaat.

Technische en gebruiksgegevens IP-adres, apparaat- en browsergegevens, bezochte pagina's, bekeken producten, klikgedrag en gegevens uit cookies en vergelijkbare technieken.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, godsdienst of politieke voorkeur, en vragen daar ook niet naar.

4. Waarvoor wij je gegevens gebruiken en op welke grondslag

Het uitvoeren van je bestelling Verwerken, betalen, verzenden, retourneren, garantie en klantenservice. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Het beheren van je klantaccount Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Communicatie met jou Beantwoorden van vragen via e-mail, telefoon of WhatsApp, en het versturen van service- en ordermails. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang bij een goede klantenservice wanneer er nog geen bestelling is.

Administratie en fiscale verplichtingen Grondslag: wettelijke verplichting.

E-mailmarketing aan bestaande klanten Wanneer je bij ons hebt besteld, kunnen wij je e-mails sturen over vergelijkbare producten. Bij iedere e-mail kun je je afmelden, en dat kon je ook al bij het verstrekken van je e-mailadres. Grondslag: gerechtvaardigd belang, op grond van de klantuitzondering in de Telecommunicatiewet.

E-mailmarketing aan overige ontvangers Wanneer je je inschrijft zonder bij ons besteld te hebben. Grondslag: jouw toestemming, die je op elk moment kunt intrekken.

Beoordelingen verzamelen en tonen Grondslag: gerechtvaardigd belang bij betrouwbare klantbeoordelingen.

Analyse en verbetering van de webshop Grondslag: jouw toestemming voor zover hiervoor cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt.

Advertenties en het meten van advertentieresultaten Onder meer via Meta en Google. Grondslag: jouw toestemming.

Voorkomen en bestrijden van fraude en misbruik Controle van bestellingen, betalingen en kortingsacties. Grondslag: gerechtvaardigd belang bij het beschermen van onze onderneming en onze klanten.

Afhandelen van geschillen en het vaststellen of uitoefenen van rechtsvorderingen Grondslag: gerechtvaardigd belang, of wettelijke verplichting.

Het verstrekken van je naam, adres, e-mailadres en betaalgegevens is noodzakelijk om een bestelling te kunnen plaatsen. Zonder deze gegevens kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren. Het verstrekken van overige gegevens is vrijwillig.

5. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technieken. Wij onderscheiden:

• Noodzakelijke cookies, die de webshop laten werken, zoals de winkelwagen, het inloggen en de beveiliging. Hiervoor is geen toestemming vereist.
• Analytische cookies, waarmee wij het gebruik van de webshop meten en verbeteren.
• Marketing- en trackingcookies, waaronder die van Meta, Google en andere advertentieplatforms, waarmee advertenties kunnen worden getoond en gemeten.

Analytische en marketingcookies worden pas geplaatst nadat je daarvoor via de cookiemelding toestemming hebt gegeven. Zolang je die toestemming niet geeft, worden de bijbehorende trackingtechnieken, waaronder de Meta-pixel, niet geactiveerd.

Je kunt je keuze op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op de webshop. Meer informatie over de afzonderlijke cookies en hun bewaartermijnen staat in ons cookiebeleid.

6. Met wie wij je gegevens delen

Wij verkopen je gegevens nooit. Wij delen alleen wat noodzakelijk is, met:

Webshopplatform Shopify, waarop onze webshop draait en waarin bestellingen en klantgegevens worden verwerkt.

Betaaldienstverleners De aanbieders van de betaalmethoden die je tijdens het afrekenen kunt kiezen, waaronder aanbieders van achteraf betalen zoals Klarna. Deze partijen zijn voor hun eigen betaaldienst zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en hanteren hun eigen privacyverklaring.

Vervoerder DHL, voor het bezorgen van je bestelling en het aanbieden van Track & Trace.

Leveranciers en distributiepartners Wanneer een product rechtstreeks vanuit het magazijn van een leverancier binnen de Europese Unie wordt verzonden, ontvangt die leverancier uitsluitend de naam- en adresgegevens die nodig zijn om de bestelling te bezorgen.

E-mailplatform Klaviyo, waarmee wij order- en servicemails en onze marketingmails versturen en meten.

Klantcontact via WhatsApp Wanneer je ons via WhatsApp benadert, verloopt dat gesprek via WhatsApp, onderdeel van Meta. Je telefoonnummer, profielnaam en de inhoud van het gesprek worden daarbij door Meta verwerkt volgens hun eigen voorwaarden. Wil je dat liever niet, dan kun je ons altijd per e-mail of telefoon bereiken.

Herroepingsfunctie Revoq, de aanbieder van de herroepingsknop op onze retourpagina, verwerkt je naam, e-mailadres en ordernummer om je herroeping te registreren en te bevestigen.

Beoordelingsplatform WebwinkelKeur, zie artikel 7.

Advertentie- en analyseplatforms Meta en Google, en de social media-kanalen waarop wij actief zijn, voor zover je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiemelding.

Overige dienstverleners IT- en hostingpartijen, en onze boekhouder of administratiekantoor.

Autoriteiten en adviseurs Wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer dit noodzakelijk is voor het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van een rechtsvordering.

Met partijen die uitsluitend in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

7. Beoordelingen via WebwinkelKeur

Wij verzamelen beoordelingen via WebwinkelKeur. Alleen klanten die daadwerkelijk een bestelling bij ons hebben geplaatst, kunnen een beoordeling achterlaten.

Wanneer wij je uitnodigen een beoordeling achter te laten, delen wij je naam en e-mailadres met WebwinkelKeur. Deze gegevens worden uitsluitend voor die uitnodiging gebruikt.

Laat je een beoordeling achter, dan geef je bij WebwinkelKeur je naam en e-mailadres op. WebwinkelKeur deelt die met ons zodat wij de beoordeling aan je bestelling kunnen koppelen, publiceert je naam bij de beoordeling en kan contact met je opnemen voor een toelichting.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Een aantal van de partijen waarmee wij werken, waaronder Shopify, Klaviyo, Meta en Google, is gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte of verwerkt daar gegevens.

Wij geven persoonsgegevens alleen door aan landen buiten de EER wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Dat is het geval wanneer:

• de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het betreffende land of de betreffende regeling een passend beschermingsniveau biedt; of
• passende waarborgen zijn getroffen, zoals de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, waar nodig aangevuld met aanvullende maatregelen.

Wanneer een van deze mechanismen verandert of vervalt, beoordelen wij opnieuw of de doorgifte kan doorgaan en passen wij deze verklaring aan. Wil je weten welke waarborg voor een specifieke partij geldt, neem dan contact met ons op.

9. Hoe lang wij je gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Wij hanteren de volgende termijnen:

Gegevens	Bewaartermijn
Facturen, order- en betaalgegevens die tot onze administratie behoren	7 jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht
Klantaccount	Tot je het account verwijdert of ons daarom vraagt; bij inactiviteit verwijderen wij het account na 3 jaar
Klantenservicecorrespondentie via e-mail en WhatsApp	Tot 24 maanden na afronding van het contact
Retour-, garantie- en klachtdossiers	Tot 5 jaar na afhandeling, in verband met mogelijke aanspraken
Gegevens voor e-mailmarketing	Tot je je afmeldt of je toestemming intrekt
Afmeldingen voor e-mailmarketing	Onbeperkt, uitsluitend om te voorkomen dat je opnieuw wordt benaderd
Gegevens over geweigerde of als frauduleus aangemerkte bestellingen	12 maanden
Gegevens uit cookies en vergelijkbare technieken	Per cookie verschillend, zie het cookiebeleid

Na afloop van een bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wij ze langer moeten bewaren op grond van een wettelijke verplichting of voor een lopend geschil.

10. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Denk aan een beveiligde verbinding, toegang tot gegevens alleen voor wie die nodig heeft, en zorgvuldige selectie van de partijen waarmee wij werken.

Vermoed je dat er iets mis is met de beveiliging van onze webshop, laat het ons weten via info@thegentlemensvault.nl.

11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen zelf geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die voor jou rechtsgevolgen hebben of je in aanmerkelijke mate treffen.

Twee zaken verdienen wel toelichting:

Achteraf betalen. Wanneer je kiest voor een betaalmethode waarbij je achteraf betaalt, kan de betaaldienstverlener zelfstandig en geautomatiseerd beoordelen of hij die betaalmethode aan je aanbiedt. Dat is een besluit van die betaaldienstverlener, niet van ons. Voor informatie over die beoordeling en over je rechten daarbij kun je terecht bij de betreffende betaaldienstverlener. Word je geweigerd, dan kun je bij ons altijd met een andere betaalmethode betalen.

Advertenties. Wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven, kunnen Meta en Google op basis van je gedrag op onze webshop gepersonaliseerde advertenties tonen. Dit is een vorm van profilering. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken via onze cookie-instellingen, en daarnaast bezwaar maken zoals beschreven in artikel 13.

12. Kunstmatige intelligentie

Wij gebruiken kunstmatige intelligentie voor het opstellen en ondersteunen van teksten en voor het maken van sfeer- en campagnebeelden. Daarbij worden geen persoonsgegevens van klanten gebruikt, en persoonsgegevens van klanten worden door ons nooit gebruikt om AI-systemen te trainen.

Onze klantenservice is volledig persoonlijk. Wij zetten geen chatbot in.

13. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten:

• Inzage. Weten welke persoonsgegevens wij van je verwerken en daarvan een kopie ontvangen.
• Rectificatie. Onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Verwijdering. Je gegevens laten wissen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren of nodig hebben voor een lopend geschil.
• Beperking. De verwerking tijdelijk laten stopzetten, bijvoorbeeld terwijl wij een bezwaar beoordelen.
• Overdraagbaarheid. De gegevens die je zelf hebt verstrekt in een gangbaar digitaal formaat ontvangen of laten overdragen aan een andere partij.
• Bezwaar. Bezwaar maken tegen verwerkingen die wij baseren op een gerechtvaardigd belang.
• Bezwaar tegen direct marketing. Je kunt altijd en zonder opgaaf van reden bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens voor marketing. Wij stoppen daar dan direct mee. Afmelden kan ook via de link onderaan iedere e-mail.
• Toestemming intrekken. Wanneer een verwerking op je toestemming berust, kun je die op elk moment intrekken. Dat heeft geen gevolgen voor de verwerking die daarvóór heeft plaatsgevonden.

Je kunt een verzoek indienen via info@thegentlemensvault.nl. Wij reageren binnen één maand. Is je verzoek complex of ontvangen wij meerdere verzoeken, dan kunnen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen. Wij laten je dat binnen een maand weten.

Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij je vragen je verzoek te doen vanaf het e-mailadres dat bij ons bekend is, of om aanvullende informatie waarmee wij je identiteit kunnen vaststellen. Wij vragen nooit om een kopie van je identiteitsbewijs.

14. Minderjarigen

Onze webshop is niet gericht op personen jonger dan zestien jaar. Wij verwerken niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of verzorger. Denk je dat wij zonder die toestemming gegevens van een minderjarige hebben verwerkt, neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij deze.

15. Klachten

Heb je een klacht over de manier waarop wij met je persoonsgegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via info@thegentlemensvault.nl. Wij lossen het graag samen op.

Daarnaast heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.

16. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij nieuwe diensten gebruiken of wanneer de wet verandert. De actuele versie staat altijd op de webshop, met de datum van de laatste wijziging bovenaan. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij je actief.